در خصوص دفاتر اسناد رسمی و وظایف آنان

  • اکران «خوب، بد، جلف»، «سلام بمبئی»، «گشت ٢» و «مبارک» در صومعه سرا
  • تاریخ خبر : یکشنبه ۱۶ آذر ۹۳ - ۱۸:۵۹

    کد خبر : 26536

    در خصوص دفاتر اسناد رسمی و وظایف آنان

    مقدمه : دفتر اسناد رسمی واحدی است وابسته به قوه قضائیه و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که وظیفه …

    مقدمه :

    دفتر اسناد رسمی واحدی است وابسته به قوه قضائیه و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که وظیفه تنظیم و ثبت اسناد رسمی ، گواهی امضاء و … را مطابق قوانین و مقررات به عهده دارد و افراد برای اعتبار و رسمیت بخشیدن به معاملات ، تعهدات و قرارداد های خود نیازمند مراجعه به دفاتر اسناد رسمی و ثبت آن ها می باشند .

    امروزه با گسترش معاملات و توالی فاسدی که ناشی از انجام معاملات در بنگاه های معاملات ملکی که به جای مشاوره در معاملات مبادرت به تنظیم مبایعه نامه و دریافت هزینه کلان از متعاملین می نمایند لزوم تنظیم سند رسمی در دفاتر اسناد رسمی با توجه به طرح دعاوی ناشی از تنظیم اسناد عادی در محاکم این زمانه بسیار احساس می شود .

    در گذشته انجام معاملات و عقود توسط مراجع ، علماء ، روحانیون و معتمدین محلی تسجیل و به آن اعتبار داده می شود . و اوراق  مربوطه در دست مالکین می ماند بدون اینکه نسخه ای دیگر از آن سند بایگانی شود ، لذا در صورتی که در اثر حوادث طبیعی اسناد مثبته مالکیت از بین می رفت ، اثبات مالکیت غیر ممکن می شد  .

    [۱] (( در تاریخ ۱۳ بهمن ۱۳۰۷ قانون تشکیل دفاتر اسناد رسمی در ۲۰ ماده به تصویب رسید که از       ویژگی های آن مختار بودن متعاملین در ثبت اسناد در ادارات ثبت یا دفاتر اسناد رسمی است . خصوصیات دیگر آن این بود که دفاتر اسناد رسمی حق نداشتند اسناد مربوط به نقل و انتقال راجع به املاک ثبت شده را ثبت نمایند و این قبیل اسناد باید در اداره ثبت ، ثبت می شد )) .

    در این تحقیق سعی بر آن شده در خصوص وظایف دفاتر اسناد رسمی و اموراتی که در دفاتر اسناد رسمی انجام می شود مورد بررسی قرار گیرد و در صورت امکان ایجاد راه حل برای برطرف نمودن موانع تنظیم و ثبت اسناد و جلوگیری از هرگونه اشتباه دفترخانه ارائه شود .

     

     

    کلیات

     

     

    تعریف دفتر اسناد رسمی

    « دفـتر اسـناد رسـمی » واحدی است وابسته به قوه قضائیه و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که وظیفه تنظیم و ثبت اسناد رسمی ، گواهی امضاء و … را مطابق قوانین و مقررات برعهده دارد. عموم افراد برای اعتبار و رسمیت بخشیدن به معاملات ، تعهدات و قراردادهای خود نیازمند مراجعه به دفاتر اسناد رسمی و ثبت آنها میباشند. امروزه با گسترش روزافزون تعاملات و روابط آحاد جامعه ، لزوم ثبت رسمی روابط حقوقی بین اشخاص را برای حفظ حقوق خود و پیشگیری از مشکلات احتمالی، بیش از پیش اهمیت و ضرورت میبخشد.

     وظـایف دفـتر اسـناد رسـمی:    ( ماده ۴۹  ق. ث  و ماده ۵۷  ق. آ. د. م )

    ۱-  ثبت اسناد مطابق مقررات قانون

    ۲-  تصدیق صحت امضاء (گواهی امضاء)

    ۳-  مطابقت رونوشت یا تصویر اسناد با اصل ( برابر اصل)  و …

     مـزایای اسـناد رسـمی:    ( مواد ۱۲۸۴ الی ۱۳۰۵ قانون مدنی و ۷۰ و ۷۱ و ۷۲ و ۹۲ و ۹۳ قانون ثبت)

    ۱-   قابلیت استناد در مقام اثبات دعوی یا دفاع

    ۲-   قابلیت صدور اجرائیه (لازم الاجرا بودن اسناد رسمی) بدون مراجعه به دادگاه و بدون حکمی از محاکم

    ۳-   قابلیت استناد به وجود اسناد رسمی توسط طرفین قرارداد و اشخاص ثالث

    ۴-   اعتبار اسناد رسمی راجع به معاملات و تعهدات نسبت به طرفین یا متعهد و وراث و قائم مقام آنان

    ۵-   اعتبار اسناد رسمی راجع به اموال غیرمنقول نسبت به طرفین معامله و قائم‌مقام‌قانونی آنها و اشخاص ثالث

    ۶-   قابلیت استناد به تاریخ اسناد رسمی به زیان طرفین قرارداد و اشخاص ثالث

    ۷-   عدم قبول و مسموع نبودن انکار و تردید نسبت به اسناد رسمی

    ۸-   معتبر بودن تمام محتویات و امضاهای مندرجه در آن

     اسـناد قابل ثبت در دفتر اسـناد رسمی: (مواد ۱۲۸۸ قانون مدنی و ۴۶ قانون ثبت و ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی و …)

    ۱-   ثبت برخی اسناد مانند معاملات راجع به املاک ثبت شده، اتومبیل، کشتیها، سهم الشرکه، حق کسب و پیشه یا تجارت، ورقه اختراع، ماشین‌‌های چاپ، لیتوگرافی و صحافی در دفاتر اسناد رسمی الزامی است.

    ۲-   عقود معین مانند اجاره ، وکالت ، صلح ، رهن ، تعهد ، اقرار ، رضایت ، وصیت و … و قراردادهای خصوصی در صورتیکه مخالف قوانین و مقررات و نظم عمومی و اخلاق حسنه نباشند.

     

     

    فصل اول : تشکیلات دفترخانه[۲]

                  مبحث اول : انتخاب سر دفتر و وظایف سردفتر

    هر دفترخانه از یک سردفتر و دفتریار تشکیل می شود . به چگونگی انتخاب سردفتر و دفتریار اشاره
    می کنیم و انتخاب سردفتر و وظایف سردفتر در ماده ۲۰ قانون دفاتر اسناد رسمی : (( اداره امور دفترخانه اسناد رسمی به عهده شخصی است که با رعایت مقررات این قانون بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و به موجب ابلاغ وزیر دادگستری منصوب و سردفتر نا میده می شود)) .

    [۳] آزمون سردفتری اسناد رسمی با آگهی که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مستند بر طبق ماده ۳ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی در روزنامه های کثیرالانتشار مراتب به اطلاع متقاضیان می رساند و از این طریق جایگزین شرایط برگزیده می شوند . پس از معلوم شدن صلاحیت عمومی سردفتری از قبیل آزمایشات تخصصی بدنی و تائیدیه پزشکی قانونی و عدم اشتهار به فساد عقیده مفتخر به اخذ ابلاغ سردفتری از سازمان ثبت می شود .

    متقاضی سردفتری در آزمون شفاهی که از ایشان به عمل می آید باید به سوالات حقوق جزا ، مدنی ، تجارت ، ثبت ، قانون دفاتر اسناد و املاک ، احکام ، قرآن ، بینش اسلامی ، قانون اساسی متون فقه ، عقیدتی سیاسی ، آئین نامه ها و بخشنامه های ثبتی پاسخ دهد .

    جهت افتتاح دفترخانه برابر ماده ۷۴۰ ، دفاتر اسناد رسمی که به سردفتری انتخاب می شوند مکلف اند حداکثر ظرف ۳ ماه از تاریخ صدور ابلاغ نسبت به تشکیل دفترخانه اقدام نمایند والا ابلاغ آن ها کان لم یکن خواهد بود و این در حالی است که با توجه به اینکه هزینه خرید دفتر خانه زیاد می باشد و پیدا کردن مکان مناسب برای اجاره بسیار دشوار می باشد . باید در خصوص مهلت فوق الاشاره تجدید نظر نمود و زمان بیشتری را به این امر اختصاص داد .

    مسئولیت اداره امور دفتر خانه به عهده سردفتر بوده و عدم امضای سردفتر در اسناد موجب سقوط اعتبار اسناد می شود .

             

     

     

          مبحث دوم : انتخاب دفتریار و وظایف دفتریار

    ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی بیان می دارد ، دفتریار به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر مقررات این قانون منصوب می شود و هر دفترخانه علاوه بر یک دفتریار که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارد می باشد و دفتریار اول نامیده می شود و می تواند یک دفتریاردوم نیز داشته باشد و در بند ۳ ماده ۶ بیان شده که سایر لیسانس ها به شرط داشتن ۳ سال سابقه دفتریاری در دفترخانه به عنوان معاون سر دفتر مشغول به کار می شود ؛ با توجه به اینکه طبق قانون دفتریار اول به عنوان نماینده سازمان ثبت اعلام گردید عملا هیچ گونه روابط اداری با سازمان ثبت نخواهد داشت و به عنوان مسئول امور مالی دفترخانه انجام وظیفه می نماید و البته از معضلات عمده که در جامعه سردفتران و دفتریاران وجود دارد نگاه کارکنان سازمان ثبت به ایشان دید مغرضانه ای است و متاسفانه تعامل چندانی با دفترخانه ندارند البته در حد رابطه رئیس و رئوس        می باشد .

    فصل دوم : اموری که در دفترخانه باید انجام گیرد ( ماده ۴۹ قانون ثبت و ماده ۵۷ قانون آئین دادرسی مدنی )

               محبث اول :  ثبت اسناد مطابق مقررات قانون و تنظیم اسناد غیر منقول

    قبل از ثبت هر سندی در دفترخانه اولین مساله ای که مطرح می شود این است که این سند مخالف نظم عمومی ، اخلاق حسنه و مخالف قوانین نباشد ، کلیه مفاد قانونی باید رعایت گردد .

    برای نمونه : جهت ثبت انتقال قطعی غیرمنقول ابتدا باید از حوزه ثبتی مربوط استعلام به عمل آید که اصالت سند برابری مندرجات سند با دفتر املاک و عدم بازداشتی یا ترهین سند به دفترخانه اعلام    گردد ، پاسخ این استعلام اگر محل وقوع دفترخانه و اداره ثبت در یک شهر است یک ماه و دوایر و شعب تابعه همان حوزه ۴۵ روز است [۴] و بر حسب مورد به دارایی ، شهرداری ، دهیاری ، منابع طبیعی ، جهاد کشاورزی استعلامات مربوطه ارسال می گردد و پس از اعلام بلامانع بودن مراجع ذی ربط صلاح سردفتر به دفتر ممنوع المعامله محجورین مراجعه نموده و باتوجه به بخش نامه سازمان ثبت در خصوص عدم ممنوع المعامله بودن افراد اقدام به ثبت سند می شود و همان طور که در آئین دادرسمی مدنی ممکن است [۵] دادرس در مقام تنظیم و نوشتن رأی و پیش از امضای آن ، ممکن است سهو قلم رخ دهد .

     ماده ۳۰۹ قانون آئین دادرسی دادگاه های عمومی و انقلاب مقرر نموده که سهو قلم تا وقتی که از حکم درخواست تجدید نظر نشده توسط دادگاه رأی به در خواست ذی نفع تصحیح شود .

    در تنظیم سند قطعی غیر منقول نیز چنین موردی ( سهو قلم ) پیش بینی می شود و مکتوب می شود ، فروشنده ضمن همین سند خریداری نمائیده و خود قرارداد که در صورت بروز هر گونه اشتباه یا سهو قلم در تنظیم این سند در دفتر خانه حاضر و بدون تغییر در ارکان و ماهیت سند نسبت به اصلاح سند مذکور و تنظیم و امضاء اقرار نامه اصلاحی آن اقدام نماید و بعد در ذیل سند به استعلامات مربوطه استناد نموده و هزینه متعلقه به همراه شماره مرجع پیگیری و اوراق مصرفی را اعلام می نماید . پس از احراز هویت متعاملین از ایشان امضاء اخذ می گردد و سند به امضاء سردفتر و دفتریار می رسد و به مهر دفترخانه مهمور می گردد ، پس از ترخیص سند خلاصه معامله ای که به امضاء متعاملین و سردفتر و دفتریار رسیده از طریق سامانه املاک به حوزه ثبتی معامله مربوطه ارسال می گردد ، سپس اصل خلاصه معامله جهت درج در دفتر املاک به حوزه ثبتی ذیر ربط ارسال می گردد تا آخرین تغییرات در دفتر املاک اداره ثبت درج گردد .

        محبث دوم : نحوه تنظیم اسناد منقول در دفاتر اسناد رسمی

    طبق مواد ۱۲۸۸ قانون مدنی ،  ۴۶  قانون ثبت و ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی ، ثبت برخی از اسناد مانند معاملات راجع به اتومبیل در دفتر اسناد رسمی انجام  می گیرد . نحوه تنظیم اسناد منقول از جمله اتومبیل بدین صورت می باشد که ابتدای هر سال از طرف دارایی به صورت جداول دارایی مالیات های متعلقه جهت نقل و انتقال به دفاتر اسناد رسمی ارائه می شود و دفاتر برحسب مالیات نقل و انتقال اعلام از طرف دارایی هزینه های متعلقه در خصوص اموال منقول را محاسبه می نماید .

     (( طبق ماده ۲۰ آئین نامه راهنمایی و رانندگی نقل و انتقال خودرو با مجوز مراکز تعویض پلاک و راهنمایی است )) . مقصود از مجوز در مطلب فوق اشاره شده تائیدیه راهنمایی و رانندگی می باشد که مشمل بر مشخصات فردی فروشنده و شماره انتظامی ایشان و مشخصات فردی خریدار و شماره انتظامی ایران می باشد .

    موارد ذیل در تنظیم سند خودرو باید رعایت شود :

    ۱ –  مفاصا حساب شهرداری

    ۲ –  ارائه بیمه شخص ثالث درخصوص کلیه‌وسایل نقلیه موتوری به استثناء ادوات کشاورزی و راه سازی

    ۳ –  متعاملین نباید از افراد ممنوع المعامله یا محجورین باشند  .

    ۴ –   [۶] روشن نمودن وضعیت کارت هوشمند سوخت که در صورت ارائه شماره ۱۶ رقمی باید در سند تنظیمی ذکر شده و تحویل آن به خریدار اشاره گردد و در صورت مفقودی باید مراتب در سند قید شود

      محبث سوم : صلاحیت دفاتر اسناد رسمی برای تنظیم اسناد نقل و انتقال اتومبیل [۷]

    از سال ۱۳۸۹ طرحی در مجلس مطرح شد ، اتومبیل هایی که تعویض پلاک می شوند شناسنامه خودرو در حکم سند خودرو باشد و راهنمایی و رانندگی با تغییر نام آن به نام سند مالکیت خودرو اعلامی نماید چنین طرحی به دلیل عدم کارشناسی  صحیح در مجلس شورای اسلامی به تصویب رسید ولی شورای نگهبان آن را رد کرد اما راهنمایی و رانندگی بدون توجه به رأی شورای نگهبان کماکان خریداری که اقدام به تعویض پلاک نموده بدون اینکه نقل و انتقالی در دفترخانه انجام گیرد مالک اعلام می نماید و شناسنامه صادره از راهنمایی و رانندگی را به عنوان سند رسمی تلقی می کند .

    پاسخ چنین اقداماتی را مشاور هیئت مدیره کانون سردفتران و دفتریاران آقای احسان الله پیر داده بیراه نروند و در گفت و گویی با خبرنگار حقوقی ایشان اظهار کردند :

    ۱ –  تنظیم و ثبت اسناد انواع معاملات خودرو در صلاحیت ذاتی دفاتر اسناد رسمی است .

    ۲ –  قبلا طبق مفاد ماده ۱۰ قانون نحوه رسیدگی به تخلفات و اخذ جرایم رانندگی مصوب ۱۳۵۰ دفاتر اسناد رسمی مکلف شده بودند که پس از تنظیم و ثبت سند معاملات خودرو ، دفترچه مالکیت آن را جهت ثبت در سوابق به اداره راهنمایی و رانندگی ارسال کنند .

    در سال ۱۳۸۴ طبق توافق نامه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و کانون سردفتر و دفتریاران با نیروی انتظامی مقرر شد که مانند گذشته تنظیم و ثبت اسناد رسمی معاملات خودرو در دفاتر اسناد رسمی انجام پذیرد و متعاقب آن با تصویب ماده ۲۰ آئین نامه راهنمایی و رانندگی مصوب ۱۳۸۴ متعاملین مکلف شدند که پس از تعویض پلاک خودرو ، جهت ثبت سند رسمی معامله به دفاتر اسناد رسمی مراجعه کنند .

    ۳ –  دفاتر اسناد رسمی به عنوان تنها مرجع دارای صلاحیت ذاتی برای تنظیم و ثبت معاملات رسمی اشخاص  از ۸ دهه پیش وفق قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب خرداد ۱۳۱۶ توسط مقنن تاسیس شدند و قانو گذار در ماده یک قانون مذکور به نحو اطلاق تصریح کرده که برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی ، وزارت عدلیه در حوزه های ثبتی به قدر کفایت دفتر اسناد رسمی تاسیس خواهد کرد .

    ۴ –   باید توجه داشت که مقوله لزوم تنظیم اسناد خودرو در دفاتر اسناد رسمی نباید به عنوان حکمی مجرد و جدا افتاده از اصل ، مورد توجه قرار گیرد و ملت این است که قانون گذار تنظیم و ثبت اسناد رسمی را به نحو اطلاق در صلاحیت ذاتی دفاتر اسناد رسمی قرار داده این است که احراز هویت و قصد متعاملین و ممنوع المعامله نبودن آنان و اهمیت شان برای انجام معامله از نظر صغر ، سفه یا جنون و نضبح دادن شروط ضمن عقد متعاملین در قالب مفاهیم و اصول حقوقی و شرعی و تفهیم آثار متعدد عقود انعقادی و اسقاط خیارات و لحاظ سایر موازین لازم الرعایه جهت تنظیم و ثبت رسمی معاملات اشخاص را قانون گذار می کرد و صلاحیت شخص حقوق دان قسم خورده و دارای مسئولیت انتظامی ، مدنی و کیفری به نام سردفتر اسناد رسمی به عنوان مسئوول مستقیم تنظیم اسناد رسمی معاملات اشخاص به نحو عام قرار داده است تا سردفتر با لحاظ قوانین آورده مذکور و حفظ حقوق اشخاص ، اسناد معاملات را به نحو اصولی و صحیح تنظیم کند و به این ترتیب با توجه به واقعیات جامعه امروزی حجم کمتری از دعاوی ناشی از معاملات به دستگاه فضایی و بودجه عمومی کشور تحمیل شود .

    ۵ –  از آنجا که به موجب قوانین موضوعه دفاتر اسناد رسمی مأمور به وصول حق الثبت و مالیات نقل و انتقال معاملات خودرو قبل از تنظیم و ثبت اسناد معاملات وسایل نقلیه موتوری هستند ، لذا بخش عمده ای از درآمد دولت از محل وصول حق الثبت معاملات خودرو است که وصول آن نیز موکول به تنظیم و ثبت اسناد رسمی معاملات خودرو در دفاتر اسناد رسمی است و هیچ وجه دیگری حق وصول این بخش از درآمد دولت و بودجه عمومی کشور را ندارد .

    و از دلایل تنظیم اسناد در دفترخانه استناد به ماده ۳۰ قانون مدنی که مقرر می دارد هر مالکی نسبت به ممالک خود همه گونه تصرف انتفاع دارد مگر در مواردی که قانون استثناء کرده باشد در این ماده داشتن حق انتفاع مقنن داشتن حق استعمال مال است  [۸] .

    مالک می تواند با هر شیوه که مایل است و با هر انگیزه ای که دارد از عین مال خود بهره برداری کند یا آن را بدون استفاده باقی بگذارد و همچنین ماده ۱۰ قانون مدنی اظهار می دارد که قرارداد خصوصی بین افراد نافذ است یعنی مالک اتومبیل مختار است برای تنظیم سند قطعی اتومبیل بر اساس قانون مدنی به دفترخانه رجوع کند یا نظر راهنمایی و رانندگی را قبول نماید و با توجه به موارد فوق تنظیم سند قطعی اتومبیل در دفترخانه ضروری می باشد .

     فصل سوم : تصدیق صحت امضاء ( گواهی امضاء )

                                        محبث اول :  تعریف گواهی امضاء

    تصدیق امضاء ذیل نوشته های عادی توسط سردفتر گواهی امضاء نامیده می شود و نوشته تصدیق امضاء شده با توجه به ماده ۳۷۵ آئین دادرسی مدنی مسلم الصدور شناخته می شود و گواهی امضاء فقط در خصوص نوشته های غیر مالی شامل می شود . مقصود از نوشته های مالی نوشته هایی است که در آن به طور مقرر پرداخت وجه نقدی از طرف امضاء کننده تعهد یا ضمانت شده باشد و یا آن که موضوع گواهی شده عین یا منفعت مالی غیر منقول و یا سهام شرکت های ثبت شده باشد .

         محبث دوم : گواهی امضاء  تعهد نامه های با قید جبران خسارت و اسناد مالی

    تعهد نامه هایی که در آن جملاتی از قبیل (( در صورت تخلف از انجام تعهد جبران خسارات وارده را خواهم کرد )) قید شده باشد نوشته مالی محسوب نمی گردد و گواهی امضاء این قبیل تعهد نامه ها بلا مانع به علت اینکه چنین نوشته هایی می توانند مورد تصدیق گواهی امضاء قرار گیرد این است که گرچه جبران خسارت می تواند بار مالی را به همراه داشته باشد اما به طورمنجز پرداخت وجه ی اعلام نشده تصدیق امضاء بلا مانع می باشد و البته در صورتی که بخواهند در تعهدی که مبلغ در آن ذکر شده و یا اقرار نامه ایی که به طور منجر در آن مبلغ قید شده سندی تنظیم گردد .

    ثبت آن در دفتر خانه بدین صورت است که این سند مالی محسوب می شود قیمت در سند و مبلغ حق التحریر و حق الثبت و همچنین ۵% ارزش افزوده دارایی بر حسب مبلغ مندرج در سند محاسبه می شود و از متعهد و متواخذ می گردد و در خصوص گواهی امضاء نویسی و واگذاری قبض انبار گمرکی ردیف ۳۲ مجموعه بخش نامه های ثبتی چنین بیان می کند : با توجه به بند ماده ی ۱۲ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی گواهی امضاء قبض انبار وجاهت قانونی ندارد .

       محبث سوم : چگونگی انجام گواهی امضاء در دفترخانه

    اولین اقدام سردفتر احراز هویت مراجعه کننده و محرز شدن نوشته های عادی مبنی بر اینکه غیر مالی محسوب می شود . گواهی امضاء در دو نسخه تهیه می شود و ذیل نوشته بدین صورت نوشته می شود که فقط صحت امضای آقای … ( ذکر مشخصات فردی ) ذیل شماره … که با علامت × مشخص شده مورخ … گواهی شد ، امضاء متقاضی در دو نسخه گرفته می شود و در گواهی امضاء که مجله بوده و تمام صفحات شماره می خورد  و توسط ثبت اسناد و املاک پلمپ می شود مکتوب می شود و سردفتر در ستون مختص به امضاء متقاضی ذیل نوشته گواهی شده طبق بند ۸۸ بخش نامه ۵ ثبتی : سردفتران باید از گواهی امضاء اوراقی که متن آن به زبان خارجی است قبل از ترجمه رسمی و حصول اطلاع از مدلول آن خودداری و در صورت اخذ ترجمه رسمی عنوان آن را در عبارت گواهی قید نماید .

    در خصوص تصدیق امضاء اقربای سردفتر و دفتر یار در پاسخ شماره [۹] ۸۲۷۳/۳۴ مورخ ۲۵/۵/۱۳۸۳ اداره کل امور اسناد و سردفتران چنین بیان شده موارد منع تصدیق صحت امضاء در بند ۲ اصلاحی ماده ۱۲ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی تصریح شده و ممنوعیت مندرج در ماده ۳۱ قانون دفاتر اسناد رسمی در خصوص تنظیم اسناد قابل اعمال است . بند ۲ ماده ۱۲ آئین نامه های قانون دفاتر اسناد رسمی …    ( اصلاحی ۲۷/۱۱/۱۳۶۰ موضوع شماره ۳۷۲۴۵/۱ مورخ ۴/۱۲/۱۳۶۰ ) دفاتر ، مجاز به تصدیق نوشته های مالی نیستند و سردفتران و دفتریاران نباید اسنادی را که مربوط به خود یا کسانی که تحت ولایت یا وصایت یا قیمومت آن ها هستند و یا با آن ها قرابت نسبی یا سببی تا درجه چهارم از طبقه سوم دارند یا در خدمت آن هاهستند ثبت نمایند و در صورتی که در محل دفترخانه دیگری نباشد سند با حضور دادستان شهرستان محلی که دفترخانه در حوزه آن واقع است یا رئیس دادگاه بخش یا نماینده آن ها با توضیح مراتب درذیل آن ، در همان دفترخانه تنظیم و ثبت خواهد شد .

    پس همان طور که منع سردفتربرای تنظیم اسناد اقربای سببی و نسبی خود و دفتریار وجود دارد .

    برای گواهی امضاء نیز باید مراتب فوق رعایت گردد و گنجاندن چنین امری در امور دفترخانه موید این مطلب است که جلوگیری و اقدام پیشگیرانه از سوء استفاده سردفتر در خصوص اسناد مربوط به خود و دفتریار و اقربای نسبی و سببی ایشان انجام گیرد و به نظر به ثواب نزدیک تر است .

     مساله دیگر اینکه این سوال مطرح است اگر فردی به عنوان شخصیت حقوقی یک شرکت باشد و با سردفتر یا دفتریار قرابت نسبی یا سببی داشته باشد آیا می تواند نسبت به انتقال سهام یا فروش اموال شرکت در آن دفترخانه اقدام نماید یا خیر ؟

    جواب این مساله را اداره کل امور اسناد و سردفتران مندرج در صفحه ۲۰۲ ضمیمه ماهنامه شماره ۵۳ کانون – آبان و آذر ۱۳۸۳ اعلام نموده به دلیل قرابت با سردفتر یا دفتریار تنظیم سند با مشکل مواجه است .

      

     

         محبث چهارم : گواهی امضاء  اشخاص بی سواد

    اثر انگشت افراد بی سواد به منزله گواهی امضاء می باشد و اثر انگشت باید به گونه ای اخذ گردد که خطوط اثر انگشت کاملا مشخص باشد و البته در اسناد تنظیم نیز اثر انگشت متقاضی بی سواد باید گرفته شود .

    برابربند ۸۷ بخشنامه های ثبت اثر انگشت از اشخاص بی سواد باید به این صورت باشد .

    در خصوص افراد بی سواد هم در اسناد تنظیم و هم در گواهی امضاء باید یک نفربا سواد در دفترخانه حاضر و مفاد سند یا گواهی امضاء را برای متقاضی تبیین نماید و در گواهی امضاء بدین صورت نوشته می شود که اینجانب آقای … فرزند … ( مشخصات فردی ) اثر انگشت آقای … را گواهی می نمایم و همین مطلب نیز در دفتر گواهی امضاء  در ستون شرح و معرفی شهود مکتوب می شود و شاهد ذیل آن را امضاء می نماید و سردفتر اثر انگشت متقاضی را گواهی می نماید .

               محبث پنجم : حق التحریر و حق الثبت گواهی امضاء

    حق التحریر گواهی امضاء برابر تعرفه اعلامی از طرف دادگستری و بخشنامه سازمان ثبت اسناد و املاک مبلغ ۱۰۰۰۰۰ ریال مقرر گردید و طبق بند ۹۸ بخشنامه های ثبتی دفاتر اسناد رسمی باید وجوهی را که از هر گواهی امضاء به کانون سردفتران تعلق می گردد آخر هر ماه به حساب کانون سردفتران و دفتریاران واریز و صورت حساب آن را به کانون ارسال دارند .

    در این خصوص این مساله  که حق التحریر گواهی امضاء به دلیل اینکه مسئولیت احراز هویت متقاضی و تصدیق امضاء از مسئولیت سردفتر می باشد و دفتریار یا کارکنان دفترخانه هیچ گونه عملی در این خصوص انجام نمی دهند .

    بنابراین حق التحریر گواهی امضاء فقط مختص سردفتر می باشد و به کانون ، دفتریار ، کارکنان تعلق نمی گیرد و با رأی یکی از شعبات دادگاه عمومی تهران و تائید دیوان عدالت اداری به اثبات رسید و مطابق کد ۶۲۴ بخشنامه های ثبتی در خصوص پرداخت حق الثبت و حق التحریر اسناد غیر مالی و گواهی امضاء به حساب ویژه بانکی سردفتر واریز شود و بر اساس ماده ۵۲ قانون دفاتر اسناد رسمی حداکثر پنج روز بعد از امضاء اسناد مزبور وجوه مربوط به حق الثبت به حساب مربوطه واریز گردد .

    فصل چهارم : مطابقت رونوشت یا تصویر اسناد با اصل ( برابر با اصل )

                محبث اول :  تعریف رونوشت

    رونوشت یعنی اینکه هرگاه یکی از متعاملین سند تنظیم دفترخانه را مفقود نماید از طریق تقاضای کتبی درخواست رونوشت سند را می نماید .

    سردفتر پس از احراز اینکه درخواست کننده از متعاملین بوده یا ذی نفع در معامله می باشد با ذکر نام درخواست کننده رونوشت سند مذکور را صادر می نماید .

    در خصوص اصالت رونوشت سند ماده ۷۴ قانون ثبت اسناد و املاک بیان می دارد : سوادی که مطابقت آن با ثبت دفتر تصدیق شده است به منزله اصل سند خواهد بود مگر در صورت اثبات عدم مطابقت سواد با ثبت دفتر .

    در نهایت مقصود ماده فوق این است که رونوشت سند با اصل سند تنظیم هیچ گونه تفاوتی از لحاظ اصالت و مفاد و مندرجات ندارد .

     

     

     

     

       محبث دوم : فتوکپی به جای رونوشت

    فتوکپی به جای رونوشت مورد تائید است ، بند ۳۵ بخشنامه های ثبت اشاره شده دادن فتوکپی به جای رونوشت از اسنادی که ادارات ثبت و سایر دوایر دولتی با مجوز مطالبه می نماید یا سردفتر مکلف به ارسال است مشروط بر اینکه فتوکپی از هر جهت خوانا و روشن و بی عیب و نقص بوده و دفاتر به خارج از دفتر منتقل و حمل نشود و در تاریخ تهیه یا متن ثبت دفتر و ملاحظات آن منطبق باشد و گواهی و امضاء و مهر شود بلا اشکال است .

     

     

     

     

     محبث سوم : گواهی مطابقت با اصل رونوشت با تصویر اسناد پیوست داد خواست [۱۰]

    ماده ۵۷ قانون آئین دادرسی دادگاه های عمومی و انقلاب – در امور مدنی ( مصوب ۲۱ فروردین ۱۳۷۹) خواهان باید رونوشت یا تصویر اسناد خود را به پیوست دادخواست نماید . رونوشت یا تصویر باید خوانا و مطابقت آن با اصل گواهی شده باشد .

    مقصود از گواهی آن است که دفتر دادگاهی که دادخواست به آنجا داده می شود و یا دفتر یکی از
    دادگاه های دیگر یا یکی از ادارات ثبت اسناد یا دفتر اسناد رسمی و در جایی که هیچ یک از
    آن ها نباشد .

    بخشدار محل یا یکی از ادارات دولتی مطابقت آن را با اصل گواهی کرده باشد در صورتی که رونوشت یا تصویر سند در خارج از کشور تهیه شده باید مطابقت آن با اصل در نزدیکی از سفارت خانه ها و یا کنسول گری های ایشان گواهی شده باشد و وکلای اصحاب دعوا نیز می توانند مطابقت رو نوشت های تقدیمی خود را با اصل تصدیق کرده و به مرجع صالح تقدیم کنند .

    در موارد فوق مراجع ذی ربط جهت رو نوشت یا برابر با اصل نمودن ادله مثبته در دادخواست را ادارات مثبت یا دفاتر اسناد رسمی و … نام برده و مسئولیت این امور مستقیما به عهده سردفتر می باشد .

    چرب که افراد از طریق یکی رنگی و جعل اسناد درصدد فریب سردفتر برآیند و اینجاست که تشخیص اصل مدارک سردفتر را دچار مشکل می نماید .

     

     

     

     محبث چهارم : برابر با اصل نمودن در دفاتر اسناد رسمی

    قبلا دفاتر اسناد رسمی ، اسنادی که توسط دفترخانه صادر می گردید را برابر با اصل می نمودند و اخیرا دادگستری به دلیل کثرت مراجعین و جهت جلوگیری از له دادرسمی مراجعین این وظیفه را به دفاتر اسناد رسمی واگذار نموده است .

    سردفتر احراز اصل مدرک ابرازی اقدام به برابر اصل نمودن مدرک می نماید ، مشکلی که ممکن است در این خصوص برای سردفتر پیش بیاید این است که مراجعه کننده اگر کپی رنگی یا لیزری و … از اصل مدرک تهیه کند و آن را به عنوان اصل به سردفتر ارائه دهد تشخیص اصل از بدل برای ایشان مشکل می باشد و این امر ممکن است پیگرد انتظامی را برای سردفتر به دنبال داشته باشد .

     فصل پنجم : اصلاح مواردی از قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۲۵/۴/۱۳۵۴[۱۱]

    ضرورت اصلاح برخی از مواد قانونی دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفترانو دفتریاران بسیار محرز می باشد و ضرورت این امر مهم در مجلس شورای اسلامی نیز مطرح گردید .

    در جلسه علنی شماره ۴۱۹ روز سه شنبه ۱۹/۲/۱۳۹۱ طرح اصلاح قانون دفاتر و کانون سردفتران اعلام گردید و به کمیسیون های اصلی و فرعی از جمله کمیسیون قضایی و حقوقی ارجاع شد .

    دلایل توجیهی در اصلاح قانون دفاتر بدین صورت اعلام شد ، با توجه به مشکلاتی که در اجرای قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۲۵/۴/۱۳۵۴ وجود دارد و در جهت همگام شدن با تغییراتی که در سال های پس از انقلاب اسلامی در نحوه اداره دفترخانه های اسناد رسمی حادث شده است و به منظور اصلاح فرایند تنظیم و ثبت اسناد رسمی و همچنین هماهنگی ترتیبات معمول در سایر کشورهای جهان و نیز فراهم آوردن زمینه الحاق به کنوانسیون ها و مجامع بین المللی ذی ربط این طرح برای تصویب تقدیم می شود و در این به بررسی برخی از مفاد طرح مجلس می پردازیم .

    طبق ماده ۲ قانون دفاتر اسناد رسمی سردفتر با پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و به موجب ابلاغ وزیر دادگستری منصوب می شود .

     این ماده بدین صورت اصلاح گردید که سردفتران از نظر صلاحیت به سه درجه تقسیم می گردند :

    درجه اول – درجه دوم و سردفتر درجه سوم به نظر اینجانب با توجه به اینکه شرایط صدور حکم سردفتری برای تمام متقاضیان یکسان می باشد و از نظر صلاحیت علمی هیچ گونه تفاوتی مشاهده
    نمی شود که این امر با موفقیت در آزمون ورودی و اختیاری که از طرف سازمان ثبت به عمل می آید محرز می گردد ، پس نمی تواند درجه بندی سردفتران وجاهت قانونی داشته باشد و طبق ماده ۳  قانون دفاتر دفتریار شاغلی در دفترخانه به عنوان دفتریار اول معاون سردفتر و نمایندگی سازمان ثبت را دارا می باشد .

    مجلس شورای اسلامی ماده ۳ قانون دفاتر را بدین صورت اصلاح نمودند که اختیار عزل دفتریاران با سردفتر می باشد ، باید اشاره کنم در قانون دفاتر دفتریار به عنوان نماینده سازمان ثبت در دفترخانه منصوب می شود اما در عمل می بینیم دفتر یار به هیچ وجه به دفتریار به عنوان نماینده سازمان ثبت توجه نمی شود و فقط حکم را از سازمان ثبت دریافت می نماید اما در عوض ایفای نقش دفتریار به عنوان معاون سردفتر و مسئوول امور مالی بسیار درنگ می باشد .

     با توجه به قانون دفاتر دفتریار هم مسئوول امور مالی و هم مسئوول کلیه اموری است که از طرف سر دفتر به ایشان محول می شود و هیچ گونه اشاره به این مطلب نشده یا پیش بینی در قانون نگردیده که دفتریار به عنوان نماینده واقعی سازمان ثبت ایفای نقش نماید .

     با توجه اصلاحیه فوق که عزل دفتریار را به سردفتر محول نموده موجب تزلزل در انجام وظایف دفتریار خواهد شد و هم طراز نمودن دفتریار با سایر کارکنان دفتر خانه و با توجه به اینکه نصب سردفتر از طرف سازمان ثبت می باشد ولی عزل ایشان به عهده سردفتر می باشد تالی فاسدی خواهد داشت و موجب شدن بنیان دفتر خانه خواهد شد یعنی با حادث شدن کوچک ترین اختلافی بین ایشان و سردفتر ولو اینکه حق با دفتریار هم باشد موجب عزل دفتریار خواهد شد .

    البته موارد بسیار مثبتی در این طرح مشاهده می گردد از جمله اصلاح ماده ۲۵ قانون دفاتر که در کلیه موارد اعم از مرخصی ، بیماری ، تعلیق ، انفصال موقت ، معذوریت و غیبت سردفتر ، دفتریار اول واجد شرایط سردفتری با حفظ سمت به جای سردفتر انجام وظیفه می نماید و در غیاب دفتریار اول چنان چه دفترخانه دارای دفتریار دوم باشد امور مربوطه طبق آئین نامه به عهده دفتریار دوم واجد شرایط خواهد بود .

    طبق قانون دفاتر چنین وحدت رویه ای به وجود آمده بود که در صورت مرخصی دفتر و موارد دیگر عموما سردفتر دیگری باید کفالت دفترخانه را به عهده می گرفت و باید تحویل و تحول بین دو سردفتر انجام می گرفت و عمده ترین مشکلی که در این خصوص پیش می آید این است ، چون سردفتر کفیل نمی تواند همزمان در دو دفترخانه باشد و باعث ازدیاد زحمت برای مراجعین می شود و مراجعین باید بین دو دفترخانه در حال تردد باشند .

     نتیجه گیری :

    تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی موجب کاهش اختلافات مالی ، مدنی و … در بین آحاد جامعه می شود و از حجم پرونده های حقوقی و جزائی در محکمه را می کاهد زیرا که سردفتر و دفتریار باتوجه به قوانین موضوعه و رعایت جمیع جهات قانونی و با رفع کلیه معاذیر قانونی و انطباق با قانون با دیدی کاملا حقوقی اقدام به تنظیم سند می نمایند و با توجه به لازم الاجر بودن اسناد رسمی هیچ گونه خللی در اسناد مالکیت و دم راه نخواهد یافت .

    مهم ترین عامل در ازیاد پرونده های جزایی و حقوقی در دادگستری عدم اطلاع مردم از قوانین حقوقی و به تبع آن تنظیم اسناد عادی در بنگاه های معاملات ملکی و اتومبیل می باشد .

     یک نفر بنگاهی که نه تخصص حقوقی دارد و نه هیچ نظارت عمده ای در مورد ایشان اعمال می شود ؛ اقدام به تنظیم مبایعه نامه و یا اسناد عادی دیگری می نماید و در فرم های از پیش تعیین شده جاهای خالی را پر می کند بدون اینکه هیچ درکی از مفاد برگه مذکور داشته باشد و با دریافت هزینه ای بسیار بیشتر از هزینه تنظیم سند در دفترخانه متعاملین را ناخواسته راهی دادگستری می کند ولی با تنظیم سند در دفترخانه باتوجه به اینکه سردفتر و دفتریار سپردن تضمین در سازمان ثبت اسناد و املاک جهت جبران خسارات وارده و پیش بینی انواع مسئولیت ها برای ایشان تمام سعی خود را در رعایت قوانین خواهند نمود .

    ناگفته نماند با توجه به اینکه قانون دفاتر اسناد رسمی ، با توجه به شرایط مقتضی زمان خودش تنظیم گردید در این زمانه احتیاج به مکانیزه شدن دفاتر و استفاده از تکنولوژی و اصلاح قانون دفاتر اسناد رسمی محرز می باشد و البته گام های در این خصوص برداشته شده ولی کافی نمی باشد .

    منابع :

    ۱ –  کتاب حقوق ثبت اسناد و املاک تألیف غلام رضا شهری ، ص ۷

    ۲ –  قانون ثبت اسناد و املاک ، حمید ابهری ، ص ۱۶۲

    ۳ –  پاسخ به سوالات اختبار ، تقی آریا فر ، ص ۴

    ۴ –  مجموعه محّشای بخشنامه های ثبتی مولف : حمید آذر پور ، غلام رضا حجتی اشرفی ، بند ۲۸ ، ص ۱۲

    ۵ –  کتاب آئین دادرسمی مدنی دوره بنیادین جلد دوم ، عبدالله شمس چاپ نخست ص ۱۱۲

    ۶ –  بخشنامه شماره ۲۰۶۴۸/۱ – ۲۲/۵/۱۳۸۶ ثبت تهران

    ۷ –  روابط عمومی کانون دفتران و دفتر یاران سایت  www.Notary.ir

    ۸ –  اموال و مالکیت ، دکتر علی عباسی حیاتی ، ص ۱۵۰

    ۹ –    ماهنامه شماره ۵۳ کانون سردفتران و دفتریاران ، آبان و آذر ۱۳۸۳ ، ص ۲۰۳

    ۱۰ –  محشی قانون آئین دادرسی مدنی ، علی رضا میرزائی ، ص ۸۰

    ۱۱ –  پرتال کانون سردفتران و دفتریاران  www.Notary.ir

    ۱ –  کتاب حقوق ثبت اسناد و املاک تألیف غلام رضا شهری ، ص ۷

    ۱-  قانون ثبت اسناد و املاک ، حمید ابهری ، ص ۱۶۲

    ۲-  پاسخ به سوالات اختبار ، تقی آریا فر ، ص ۴

    ۱-  مجموعه محّشای بخشنامه های ثبتی مولف : حمید آذر پور ، غلام رضا حجتی الشرفی ، بند ۲۸ ، ص ۱۲

    ۲-  کتاب آئین دادرسمی مدنی دوره بنیادین جلد دوم ، عبدالله شمس چاپ نخست ص ۱۱۲

    ۱- بخشنامه شماره ۲۰۶۴۸/۱ – ۲۲/۵/۱۳۸۶ ثبت تهران

    ۱-  روابط عمومی کانون دفتران و دفتر یاران سایت www.Notary.ir

    ۱-  اموال و مالکیت ، دکتر علی عباسی حیاتی ، ص ۱۵۰

    ۱-    ماهنامه شماره ۵۳ کانون سردفتران و دفتریاران ، آبان و آذر ۱۳۸۳ ، ص ۲۰۳

    ۱-  محشی قانون آئین دادرسی مدنی ، علی رضا میرزائی ، ص ۸۰

    ۱-  پرتال کانون سردفتران و دفتریاران  www.Notary.ir

    ۵ ديدگاه

    1. سارا گفت:

      واقعا مطالب خوب وموثری بود وخیلی به دردم خورد ممنون ازهمه حقوقدانان باسواد

    2. محمد گفت:

      واقعا مطالب بسیار خوبی هس ??

    3. محمد حسن گفت:

      واقعا مطالب بسیار خوبی ///

    4. محمد خیلی مطالب خلاصه و واضحی بود ممنون گفت:

      خیلی خوب بود ممنون

    5. ایمان گفت:

      همانطور که میگن پیشگیری بهتر از درمان آشنای با حقوق بهتر است از پیدا کردن وکیل در شرایط سخت و بد

    کلیه حقوق برای پایگاه خبری واران نیوز محفوظ است
    Desgined & Programmed by AmirHz.ir